Teletrabajo: Herramientas y consejos 2/2

Volvemos con la segunda parte sobre el teletrabajo. En este post hacemos un repaso, desde la experiencia, de herramientas, consejos y ventajas o desventajas de teletrabajar.

⚙️ Herramientas para teletrabajar

Existen herramientas para teletrabajo que harán que el desarrollo de nuestras funciones individuales y en conjunto con nuestro equipo sean aún más eficientes y eficaces. Estos programas para teletrabajar pueden ser gratis o de pago, teniendo algunos una versión freemium para teletrabajo.

La Agencia Nubeseo es ejemplo de teletrabajo por lo que a continuación os compartimos las herramientas que usamos en nuestra agencia de Marketing Digital.

Nube privada | Synology

En NubeSEO contamos con nuestra propia nube gracias al NAS de Synology. Esto nos permite tener más controlada y segura toda la documentación propia y de clientes. Este sistema cuenta con un alto grado de seguridad. Además, se realiza una copia de seguridad diaria de toda la documentación. Es fácil de usar y la mejor manera de tener todos los documentos necesarios para cada trabajador de manera organizada.

Programa Gestión RRHH | Fichaje Laboral con Holded

La herramienta Team de Holded es de pago y responde a cómo fichar en el trabajo, pedir vacaciones en teletrabajo, ajustar nuestro horario laboral… Es muy útil y tiene las soluciones perfectas para fichar en teletrabajo y otros temas de RRHH simplemente con un click.

Menú principal

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Solicitud de vacaciones y festivos

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Control horario

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Asignación de Tareas | Trello

Es sin duda una de las herramientas que sigue la metodología GTD (Get Things Done) más conocidas a nivel mundial.

Esta metodología Get Things Done trata de asignar tareas a personas para cada proyecto, ordenándolas por importancia o prioridad. De esta forma, Trello te permite reflejar en su herramienta las cosas pendientes que tengas por hacer y dividirlas en distintas listas, la forma de organizarlo es totalmente personalizable de la forma que mejor os organicéis tu equipo y tú (así lo hacemos en Nubeseo y nos funciona bastante bien).
En cada tarea a realizar se pueden añadir:

• Notas para un mejor entendimiento y organización.
• Fijar una fecha de vencimiento de la tarea.
• Adjuntar documentos a cada tarea
• Asignar la tarea a un miembro del equipo o varios miembros del equipo.
• Cambiar tareas de una lista a otra si es necesario (ejemplo Lista “Tareas que hacer” a lista “Tareas terminadas”)
• Podemos también archivar cada tarea que se va realizando.

Comunicación por mensajería | Whatsapp Business

Para comunicación interna y externa utilizamos esta herramienta de comunicación, la versión Business de Whatsapp. En este caso nos permite tener una comunicación directa y al momento con nuestro equipo y clientes.

Whatsapp Business tiene una opción muy interesante y es que nos permite crear etiquetas (por ejemplo “Asistentes Taller Posicionamiento Web”) y mandar un mensaje a todos los miembros que pongamos en esta etiqueta, sin necesidad de mandar un mensaje por cada persona.

• Asignar la tarea a un miembro del equipo o varios miembros del equipo.
• Mantener el contacto con el equipo ante cualquier novedad.
• Cambiar tareas de una lista a otra si es necesario (ejemplo Lista “Tareas que hacer” a lista “Tareas terminadas”)
• Podemos también archivar cada tarea que se va realizando.

Videollamada | Zoom

Esta herramienta de teletrabajo es muy utilizada en estos días dada la situación. La posibilidad de realizar videollamadas con infinidad de recursos es una solución para las empresas para poder seguir desarrollando su negocio adaptándolo al entorno digital, como hemos hecho en Nubeseo, donde hemos empezado a dar talleres gratuitos (curso gratis SEO para PYMEs y taller SEO para hoteles) para quien quiera formarse y salir reforzado de estas situación.

Zoom tiene una versión gratuita con un límite de 40 minutos por cada reunión, donde te permite también programar reuniones con fecha concreta y compartir pantalla con tus espectadores, teniendo controles también de silenciar sus micrófonos y vídeos.

Se compone también de un chat en directo donde los integrantes de la reunión pueden escribir o subir documentos.

🎥 Videollamada del equipo NubeSEO

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Ventajas y desventajas del teletrabajo

Después de ver algunas de las herramientas necesarias para el teletrabajo, debemos abordar la cuestión principal, ¿Es bueno el teletrabajo? ¿Tiene aspectos negativos teletrabajar?.

✅ Ventajas de teletrabajar

Como hemos dicho antes, el teletrabajo nos permite a las empresas y trabajadores acceder a muchas ventajas, entre las que predominan:

• Ahorrar tiempo: esta es sin duda una de las variables que más valoran los trabajadores, el ahorro de tiempo gracias al teletrabajo es el factor más a tener en cuenta. El tiempo usado en desplazamientos al lugar de trabajo , formarán parte de nuestro tiempo libre.
• Ahorrar en costes: pues sí, esto es posible y te animamos a que teletrabajes. Olvídate de esos alquileres mensuales que te obligan a facturar un mínimo y que al momento se lo lleva este arrendamiento. Con el teletrabajo, si eres autónomo tu empresa no tiene que ir de la mano de un local físico que puede llegar a ahogarte y, además, no tienes que invertir en mobiliario para la misma, ni pagar facturas de luz, agua, etc.
• Reducir la contaminación: esta ventaja es sin duda ejemplar, puesto que si eliminas tu desplazamiento al trabajo, sea en transporte público o privado, estás ayudando al planeta a limpiarse y a no aportar esa contaminación en cada desplazamiento.
• Aumento en calidad de vida: mientras más tiempo ahorres en desplazamiento, ¡más tiempo libre tienes de calidad! Aprovecha para dedicarlo a las cosas importantes como tu familia, el deporte o incluso mejorar tus relaciones sociales.
• Autonomía y flexibilidad: en los casos donde tú te pongas tu propio horario, podrás decidir qué horas trabajar donde seas más productivo e incluso conciliarlo con tu vida personal.

❌ Desventajas del teletrabajo

• Resistencia a la Transformación Digital: es cierto que aún nos queda mucho por andar, y es que solo hay que ver los datos de la estadística que muestra a España frente a Europa en cuanto a teletrabajo.
  Hoy en día son muy pocas las empresas que permiten el teletrabajo, siendo las tecnológicas las que más implantan este método y, casualmente, las que más felices mantienen a sus trabajadores.
  Nos encontramos por desgracia con una parte de la sociedad que aún se opone al avance digital, donde trabajar desde casa es sinónimo de “gandulería”.
  Es con estas empresas con las que tenemos que luchar con una formación totalmente constructiva y demostrarles que el teletrabajo es eficaz y que muchas empresas ya lo han implantado, con bastantes buenos resultados.
• Inversión en equipos de teletrabajo: para poder desarrollar tus funciones correctamente necesitarás todo tu equipo tecnológico en casa, desde tu ordenador, acceso a Internet, teléfono móvil y todas las herramientas que necesites.
• Espacio destinado al teletrabajo: este aspecto resulta crucial, y es que necesitas encontrar un rincón en tu casa que puedas convertir en tu oficina. Este espacio deberá contar con aislamiento de ruidos externos, donde llegue bien tu Internet y donde puedas trabajar cómodamente en tu día a día.
• Tu hogar es también tu oficina: dos por uno. Trabajas y vives en el mismo espacio por lo que puede llegar a ser un poco cargante. Es muy importante que separes muy bien tu tiempo de trabajo, de tu tiempo libre en tu hogar, ya que es muy fácil mezclar ambos y acabas cansado. Date un paseo cuando termines tu trabajo y sal un poco de tu rutina, te despejará la mente y te ayudará a ser productivo cuando vuelvas.

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A quién va dirigido el teletrabajo

El teletrabajo va dirigido a todos aquellos trabajadores que quieran y puedan trabajar en casa o locales habilitados para reunir a trabajadores de diferentes sectores.

Algunos teletrabajo ejemplos son los siguientes:

• Teletrabajo para docentes: cada vez son más las empresas de formación online que surgen, y es que así se posibilita aumentar la oferta de cursos y acceder a tener profesionales en plantilla que no podríamos tener si nuestra formación fuese en un sitio físico.
• Teletrabajar para psicólogos: son muchos los psicólogos que trabajan desde casa, teniendo un espacio para consultas y no teniéndose que desplazar a ver al paciente, lo que les ahorra tiempo y costes en desplazamiento.
• Teletrabajo para embarazadas: si en tu empresa trabajas físicamente y te quedas embarazada, existe la opción de teletrabajar si tus funciones lo permiten, permitiéndote pasar estos meses contigo misma cómodamente en tu hogar y ahorrándote desplazamientos o riesgos laborales.
• Teletrabajo para discapacitados: según estudios de la Fundación Adecco, un 64% de las personas con discapacidad pueden trabajar gracias a las tecnologías, sin embargo, a solo un 11% de los encuestados su empresa les permite teletrabajar.
  Por otro lado, otros estudios nos muestran que el teletrabajo para personas discapacitadas supone una salida laboral importante en sectores como la informática o la atención al cliente. Avancemos.

💡 Consejos para trabajar en casa

• Silla cómoda: tu espalda te pedirá a gritos un asiento cómodo donde pasar varias horas. Te recomendamos que hagas una buena inversión en tu silla, tu espalda de lo agradecerá.
• Espacio con luz natural: vas a pasar muchas horas en tu espacio de teletrabajo, póntelo fácil. Busca un espacio con una ventana amplia donde los rayos de luz no incidan negativamente en tus ojos.
• Mesa lo suficientemente amplia: no cometas el error de tener 1000 cosas en tu mesa, esto puede generarte estrés laboral y bajar tu rendimiento. Sigue la filosofía del minimalismo y limpia tu mesa de las cosas que no necesites, ten solo lo esencial.
• Establecerte un horario diario de teletrabajo: pon límites, establece muy bien tu horario laboral para no mezclarlo con las horas restantes. Si no te pones un horario fijo, no vas a rendir bien, debemos poner limitaciones: empiezo aquí y termino aquí. Si un día tienes que hacer otro horario distinto no hay problema, el teletrabajo te lo permite, pero intenta que también tenga unas horas limitadas ya previstas.
• Levantarte y estirarte cada hora: vas a pasar mucho tiempo sentado en la misma postura, cuida tu cuerpo y muévete.
• Conexión estable: Es muy importante disponer de una buena conexión a la hora de teletrabajar, realiza un buen estudio sobre las compañías de internet con mayor velocidad y mejor soporte técnico.
• Mirar a lo lejos cuando tu vista lo necesite: tu ventana será tu mejor amiga. Pasarás mucho tiempo mirando una pantalla y enfocando a una distancia corta. Cada vez que te acuerdes o cuando tu vista ya esté cansada, date unos minutos y mira a lo lejos para cuidar tu vista, volverás con mejor ánimo y más rendimiento.

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Experiencia propia en NubeSEO

En Nubeseo Agencia de Marketing Digital, todos somos teletrabajadores. Es para nosotros una ventaja e incentivo total a la hora de elegir una empresa u otra, puesto que, como hemos dicho antes, te permite ganar tiempo y dinero en desplazamientos, teniendo la comodidad de trabajar desde tu propio hogar.

En nuestro día a día, mantenemos una comunicación diaria, dándonos incluso los buenos días (no falta) y teniendo videoreuniones cada vez que veamos necesario para comunicarnos respecto a los proyectos que desarrollamos.

Si quieres formar o transformar una empresa que siga esta metodología, contacta con nosotros y te ayudaremos a implantarla en tu negocio.

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